A Associação do Ministério Público do Estado da Bahia (AMPEB) concluiu o projeto de organização da documentação e implantação de uma biblioteca virtual no SharePoint, executado pela Costa Luna Serviços Empresariais. Os resultados foram apresentados nesta terça-feira (3) à Presidência da entidade. A iniciativa teve como foco a salvaguarda dos documentos oficiais da instituição e o controle de acesso a eles, e agora a associação conta com um ambiente digital centralizado para guardá-los.
O trabalho avançou em etapas, a começar por reuniões com o presidente para definir quais documentos integrariam a biblioteca. Em seguida, todos os líderes de equipe foram entrevistados para identificar os arquivos a armazenar e as preparações necessárias. Foram definidos um padrão de nomenclatura e treinamentos para os funcionários, que aprenderam a renomear os documentos. Depois, um desenvolvedor foi contratado para customizar o SharePoint, e a documentação definida foi transferida para o novo ambiente.
Na nova biblioteca, cada usuário acessa apenas as pastas para as quais tem autorização, e somente duas pessoas podem excluir documentos. Um técnico de informática da AMPEB foi capacitado para conceder autorizações e fazer alterações no SharePoint, o que garante a continuidade interna do trabalho. Ao todo, foram utilizadas 80 horas de trabalho, período que incluiu também o apoio às áreas jurídica e de comunicação, não previsto na proposta original.
